Ubiegasz się o kredyt gotówkowy czy hipoteczny w banku? Chcesz wziąć leasing na samochód? Składasz wniosek o zasiłki socjalne w urzędzie? Zapisujesz dziecko do przedszkola? A może rejestrujesz się w urzędzie pracy? W każdej z wymienionych sytuacji trzeba nie tylko uzupełnić szczegółowy wniosek, ale także przedstawić zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. Dowiedz się, co to jest i jak powinien wyglądać ten dokument.
Do czego jest potrzebne zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to dokument, w którym znajdują się informacje o tym, gdzie pracujesz i jakie dochody osiągasz. Przy jego pomocy możesz potwierdzić swój status zawodowy i wysokość wynagrodzenia. Jest to niezbędne w wielu różnych sytuacjach np. podczas:
- ubiegania się o finansowanie w banku – na podstawie tych informacji instytucja może ocenić Twoją zdolność kredytową i sprawdzić, czy osiągasz odpowiednio duże dochody, aby pokryć zobowiązanie;
- wnioskowania o zasiłki społeczne, zapomogi czy dofinansowanie z urzędu miasta/gminy – wiele świadczeń jest przyznawanych na bazie osiąganych dochodów na osobę w rodzinie;
- ustalania wysokości alimentów – na podstawie tych informacji sąd określa, ile jesteś w stanie płacić na swoje pociechy;
- ustalania prawa do emerytury lub renty,
- zakupów na raty – jeśli kwota jest bardzo wysoka, firma może potrzebować potwierdzenia dochodów na oficjalnym dokumencie,
- starania się o miejsca w żłobku i przedszkolu – w wielu placówkach dzieci osób pracujących mają większe szanse na dostanie się do placówki niż pozostali.
Najczęściej zaświadczenie o dochodach zawiera informacje o wynagrodzeniu z ostatnich 3 miesięcy. Jednak np. w przypadku umowy zlecenie może być konieczne przedstawienie dokumentu, na którym będą przedstawione dochody np. z ostatniego roku. Dlatego warto zapytać, za jaki okres ma być przygotowane zaświadczenie.
Jakie są różnice między zaświadczeniem o dochodach a tym o zatrudnieniu?
Na liście wymaganych dokumentów, np. do banku czy przedszkola, można znaleźć dwa różne zaświadczenia: o dochodach i zatrudnieniu oraz tylko o zatrudnieniu. Zastanawiasz się, czym one się różnią?
- Zaświadczenie o dochodach i zatrudnieniu jest niezbędne wszędzie tam, gdzie ocenia się sytuację finansową wnioskodawcy lub gdy dochód stanowi kryterium uzyskania pozytywnej decyzji. Zatem może być potrzebne np. podczas ubiegania się o kredyt czy świadczenie socjalne.
- Zaświadczenie o zatrudnieniu nie zawiera informacji o osiąganych dochodach. Taki dokument należy przedstawić np. w przedszkolu, gdzie liczy się wyłącznie Twoja historia pracy. Za to nie przyda się w banku, ponieważ nie dostarcza informacji o sytuacji finansowej.
Dlatego, zanim złożysz wniosek o sporządzenie zaświadczenia, upewnij się, jakiego dokumentu potrzebujesz.
Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach nie może być sporządzone samodzielnie przez pracownika. Jedynymi osobami, które są uprawnione do wystawienia takiego dokumentu, są reprezentanci pracodawcy. Może go zatem wystawić nie tylko właściciel zakładu pracy, ale i np. pracownik działu kadr.
Treść zaświadczenia musi być potwierdzona podpisem pracodawcy, dyrektora, właściciela lub księgowej oraz pieczęcią zakładu pracy – w innym przypadku dokument jest nieważny.
Co, jeśli zatrudniający odmawia wystawienia zaświadczenia?
W kodeksie pracy nie ma zapisów, które wskazywałyby, że pracodawca ma obowiązek sporządzić zaświadczenie o dochodach czy zatrudnieniu. Wyjątek stanowi ubieganie się o prawa do świadczeń z ZUS. W pozostałych sytuacjach – w zasadzie – nie musi tego robić.
Na szczęście tę kwestię rozwiązuje orzeczenie Sądu Najwyższego z 16.09.1999 roku. Według tego dokumentu pracodawca – na prośbę pracownika – ma obowiązek wystawić wszelkie dokumenty, które:
- wynikają z realizacji stosunku pracy, czyli np. świadectwo pracy,
- są potrzebne do uzyskania różnych uprawnień poza zakładem, czyli np. podczas ubiegania się o kredyt.
Zatem jeśli szef odmawia sporządzenia dokumentu, możesz powołać się na orzeczenie sądu lub… założyć postępowanie przeciwko niemu. Szanse na wygranie sprawy są bardzo wysokie.
Jak długo jest ważne oświadczenie o zarobkach?
Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu – tak jak większość dokumentów – ma termin ważności. Jest on ustalany indywidualnie przez każdy bank, przedszkole czy ZUS. Zazwyczaj wynosi od 1 do 3 miesięcy – jeśli Twój dokument został sporządzony wcześniej, upewnij się, czy nie trzeba wyrobić nowego. Pomoże Ci to uniknąć wielu kłopotów.
Jednak pamiętaj, że czasami warto ubiegać się o nowe zaświadczenie, nawet jeśli poprzednie jest jeszcze ważne. Zrób tak, jeśli chcesz ubiegać się o kredyt, a w ostatnim miesiącu dostałeś podwyżkę. W ten sposób podniesiesz swoje średnie wynagrodzenie i zwiększysz szanse na uzyskanie pożyczki na lepszych warunkach.
Ile kosztuje wystawienie zaświadczenia o zarobkach?
Pracodawca powinien wystawić Ci zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach za darmo, jeśli dotyczy ono ostatnich kilku miesięcy. Jednak czasami sporządzenie dokumentu może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Tak jest, jeśli musi on uwzględnić informacje historyczne pozyskane z archiwum. Wówczas trzeba ponieść opłatę za sporządzenie kopii każdej strony listy płac lub karty kartoteki zarobkowej czy zasiłkowej. W Archiwum Państwowym w Warszawie to koszt 4 zł.
Ile czeka się na zaświadczenie o dochodach?
Nie ma przepisów, które regulują kwestię czasu oczekiwania na wystawienie zaświadczenia przez pracodawcę. Jednak powinno ono zostać wydane jak najszybciej, zwłaszcza że ZUS, sąd czy bank nie będą „czekać w nieskończoność” na potrzebne dokumenty. Aby uniknąć nieporozumień, uprzedź, że zaświadczenie jest Ci potrzebne „na już”.
Jak wygląda prawidłowy wzór zaświadczenia o zarobkach?
Zastanawiasz się, jak wygląda dobrze przygotowane zaświadczenie o zarobkach za jeden miesiąc lub dłuższy okres? Prawidłowo sporządzony dokument zawiera:
- miejscowość i datę wystawienia oświadczenia,
- pieczęć nagłówkową pracodawcy,
- tytuł zaświadczenia,
- Twoje dane osobowe, czyli imię, nazwisko, datę urodzenia, miejsce zamieszkania, numer i serię dowodu osobistego, numer NIP (jeżeli został nadany) i numer PESEL,
- nazwę firmy i stanowiska, na którym jesteś zatrudniony,
- czas trwania umowy i jej rodzaj,
- wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto z minionego kwartału (lub innego okresu, jeśli jest wymagany przez daną instytucję) – w formie pisemnej i słownie,
- potwierdzenie, że płaca jest lub nie jest obciążona administracyjnymi albo sądowymi tytułami egzekucyjnymi,
- oświadczenie, że jesteś lub nie jesteś w trakcie okresu wypowiedzenia oraz że firma znajduje się bądź nie w stanie upadłości albo likwidacji,
- podpis i pieczęć osoby reprezentującej zakład pracy.
Większość pracodawców dysponuje gotowym szablonem dokumentu, który zawiera powyższe informacje.
Jednak pamiętaj – większość banków chce, aby zaświadczenie było sporządzone na ich formularzu. Stosowny wzór otrzymasz od pracownika instytucji albo eksperta kredytowego. Możesz także znaleźć go na stronie internetowej banku.
Jak powinno wyglądać zaświadczenie dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie?
Pracujesz na umowę zlecenia od dłuższego czasu u kilku zleceniodawców? W takiej sytuacji trzeba pobrać zaświadczenie od każdego z nich. Ponadto w każdym dokumencie powinny znajdować się informacje na temat czasu trwania obowiązku świadczenia pracy i wysokości wynagrodzenia w poszczególnych miesiącach.
Warto pamiętać, że w większości instytucji zaświadczenie o zatrudnieniu na umowę zlecenia jest ważne tylko 30 dni.
Co jest ważne podczas uzupełniania zaświadczenia?
Kiedy pracodawca wręczy Ci uzupełnione zaświadczenie, dokładnie sprawdź, czy wszystkie informacje się zgadzają. Jeśli na dokumencie znajdują się jakieś błędy, poproś o wystawienie nowego. Przekreślanie jakichkolwiek informacji i poprawianie ich nie jest wskazane, nawet jeśli obok znajduje się parafka. Jeśli pozostawisz błędy, np. bank może odrzucić Twój wniosek o pożyczkę.
Ponadto zadbaj o to, żeby na dokumencie znalazły się wszystkie niezbędne pieczątki. Ich brak może sprawić, że instytucja poprosi o nowe zaświadczenie, a czas czekania na jej decyzję się wydłuży.
Pamiętaj też, że zaświadczenie o dochodach i zatrudnieniu to ważny dokument, który stanowi potwierdzenie Twojej sytuacji finansowej oraz zawodowej. Dlatego udostępniaj go wyłącznie zaufanym osobom.
